Leistungskennzahlen (englisch: Key Performance Indicators, abgekürzt: KPIs) sind in großen wie in mittelgroßen Unternehmen weltweit üblich geworden. Doch trotz des weit verbreiteten Gebrauchs von KPIs haben viele Firmen es nicht geschafft, einen hohen Nutzen aus KPIs zu ziehen. Häufig werden KPIs lediglich als Instrument betrachtet, um Leistung auf operativem Niveau zu messen. Dieser Ansatz lässt die Vorzüge außer Acht, die KPIs für strategische Planung und Strategieumsetzung bieten.
Die Rolle von Leistungskennzahlen für die strategische Planung
Leistungskennzahlen können ein wesentlicher Erfolgsfaktor in der Strategieumsetzung sein. Im strategischen Planungsprozess lassen sich KPIs direkt mit dem Erreichen strategischer Ziele verknüpfen (siehe Abbildung).
Die Strategie eines Unternehmens ist der Weg auf dem es bestrebt ist seine Vision mittel- bis langfristig umzusetzen. Um diesen avisierten Zustand zu erreichen, muss die Strategie mittels strategischer Ziele in Handeln übersetzt werden. Die strategischen Ziele können weiter heruntergebrochen werden in operative Ziele. Das Erreichen sowohl strategischer wie operativer Ziele erfordert eine regelmäßige Überprüfung, um herauszufinden, ob die Unternehmensstrategie noch auf Kurs ist.
Hier kommen die KPIs ins Spiel. Sie liefern Belege für den Grad, in dem strategische und operative Ziele erreicht worden sind. Dadurch dienen KPIs als Frühwarnsystem für strategische und operative Probleme.
Wenn die Abweichung zwischen gemessener Leistung und geplanter Leistung ein erhebliches Ausmaß erreicht, ist es Zeit sich Gedanken zu machen, die Ursachen zu analysieren und zu handeln.
Das mag ziemlich unkompliziert klingen, doch KPIs in der Praxis zu implementieren beinhaltet eine Reihe von Herausforderungen, und ziemlich oft werden KPIs nicht in der effektivsten Weise genutzt.
Fünf verbreitete Fehler beim Gebrauch von KPIs
1. KPIs sind nicht an den strategischen Zielen ausgerichtet
Das entscheidende Wort in KPI ist „Key“. Man kann Daten für eine Vielzahl an Leistungsindikatoren sammeln. Doch um die Daten zu bekommen die man braucht, um gute strategische Entscheidungen zu treffen, sollten Sie erst entscheiden, welche Leistungskennzahlen wirklich wichtig sind.
Das wesentliche Kriterium, um einen Leistungsindikator als „Key“ zu bezeichnen ist, inwieweit er an einem strategischen Ziel ausgerichtet ist. Nehmen wir an, Sie haben ein Startup-Unternehmen mit dem strategischen Ziel, die Zahl der Kunden im kommenden Jahr auf 1.000 zu erhöhen. In diesem Fall wäre ein KPI mit der Bezeichnung „Zahl der neu akquirierten Kunden“ in Übereinstimmung mit dem strategischen Ziel. Ein KPI mit dem Titel „Niveau der finanziellen Reserven“ wäre nicht synchron mit dem Ziel. Dieser KPI könnten sogar dem Ziel entgegenstehen, da es erforderlich sein könnte in Marketingkampagnen zu investieren, um das Ziel zu erreichen, was wiederum die finanziellen Reserven beeinträchtigen könnte.
2. Auswahl der KPIs ist auf die einfach messbaren beschränkt
Es ist sehr verlockend, sich auf KPIs zu beschränken die leicht zu messen sind, wie zum Beispiel Investitionskosten. Doch je nach strategischen Zielen kann dies unzureichend sein. Wie schon Albert Einstein sagte: „Nicht alles was gezählt werden kann zählt, und nicht alles was zählt kann gezählt werden.“
Wenn Sie im Dienstleistungsgeschäft tätig sind, ist Kundenzufriedenheit sehr wahrscheinlich ein wichtiger KPI. Er ist jedoch nicht so leicht zählbar wie Investitionskosten. Nichtsdestotrotz ist es möglich, Indizien für das Niveau der Kundenzufriedenheit zu erhalten, beispielsweise durch eine Kundenumfrage.
Es wird noch schwieriger, wenn Sie das strategische Ziel haben, eine innovationsfreundliche Unternehmenskultur zu pflegen. Obwohl es prinzipiell unmöglich ist, dies direkt zu messen, können Sie Indikatoren dafür finden, wie beispielsweise die Zahl der neuen Ideen für Produkteigenschaften, die von Beschäftigten pro Monat eingereicht werden.
3. Auswahl der KPIs gibt der Vergangenheit zu viel Gewicht
Es gibt einen Unterschied zwischen rückwärts-orientierten KPIs und vorwärts-orientierten KPIs. Beide sind wichtig. Doch wenn Sie nur rückwärts-orientierte KPIs haben, schaffen Sie für Ihr Unternehmen ein strategisches Problem. Es ist als ob Sie beim Fahren nur in den Rückspiegel schauen. Rückwärts-orientierte KPIs sind auf Ergebnisse in der Vergangenheit fokussiert; manchmal werden sie auch KRIs genannt, was für Key Results Indicators steht. Das könnte beispielsweise Umsatz sein. Es ist wichtig, den Umsatz für das vergangene Quartal zu kennen, aber das Resultat können Sie nicht mehr ändern. Ein vorwärts-orientierter KPI hat dagegen Einfluss auf zukünftige Resultate und bietet damit die Möglichkeit, diese Resultate durch Ihre Entscheidungen in Bezug auf den KPI zu beeinflussen. Das könnte beispielsweise Kundenorientierung sein, die helfen kann, Verkauf und Umsatz zu steigern.
4. KPIs werden als Instrument zur Kontrolle der Beschäftigten genutzt
Das Risiko einiger KPIs besteht darin, dass sie für die Kontrolle und sogar Bestrafung von Beschäftigten genutzt werden können. Betrachten wir zum Beispiel einen KPI wie „Zahl der Verkäufe pro Verkäufer“. Obwohl es sicher interessant ist die Daten bis runter zum einzelnen Verkäufer zu kennen, kann dies kontraproduktives Verhalten provozieren. Wenn Beschäftigte merken, dass ihre ehrlich gemeldeten Daten gegen sie verwendet werden, zum Beispiel um ihren Bonus zu reduzieren, kann das kontraproduktives Verhalten stimulieren. Beispielsweise könnten Verläufer verlustträchtige Rabatte geben, um die Zahl ihrer Verkäufe zu erhöhen.
5. Keine Unterscheidung zwischen strategischen und operativen KPIs
Es gibt einen Unterschied zwischen strategischen und operativen KPIs, der oft vernachlässigt wird. Strategische KPIs sind relevant für die längerfristige Leistung. Daten für sie zu sammeln ist daher nicht so häufig erforderlich wie für operative KPIs. Für einige operative KPIs, beispielsweise in Produktionsprozessen, sollten Daten in Echtzeit gesammelt und kontrolliert werden, während es für strategische KPIs ausreicht, Daten monatlich oder quartalsweise zu sammeln und zu prüfen.
Drei Empfehlungen für den Gebrauch von KPIs
Gestützt auf die obigen Erkenntnisse, möchte ich drei Empfehlungen geben, um das Beste aus KPIs herauszuholen.
1. Strategische KPIs in enge Übereinstimmung mit strategischen Zielen bringen.
Halten Sie strategische KPIs relevant für Ihre Strategieumsetzung und die regelmäßige Überprüfung Ihrer Strategie, indem Sie sicherstellen, dass die KPIs relevant für jeweils spezifische strategische Ziele sind und eng mit diesen verknüpft sind.
2. KPIs in einen strategischen Management-Rahmen bringen.
Sie können die Effektivität Ihrer KPIs erhöhen, indem Sie sie in einen strategischen Managementrahmen integrieren. Einer der populärsten ist die Balanced Scorecard. Trotz einiger Herausforderungen bei der praktischen Implementierung, würde ich die Balanced Scorecard nach wie vor empfehlen.
3. Strikte Kriterien für die Auswahl von KPIs anwenden.
KPIs sind wie Taschenlampen, die man benutzt um in verschiedene Ecken des Geschäfts hineinzuleuchten. Wegen beschränkter Ressourcen können Sie nicht in jede Ecke hineinleuchten. Daher sollten Sie eine stringente Auswahl der KPIs vornehmen, die gestützt ist auf Kriterien wie Relevanz für Ihre strategischen Ziele, die Balance zwischen rückwärts- und vorwärts-orientierten KPIs sow die Verständlichkeit von KPIs.
Fazit
KPIs können den Unterschied ausmachen zwischen erfolgreicher Strategieumsetzung und dem Versagen, strategische Herausforderungen rechtzeitig zu entdecken und sich frühzeitig auf sie einzustellen. Der Schlüssel besteht darin, strategische und operative KPIs richtig zu implementieren, was bedeutet, dass sie im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen und relevant für ihren Zweck sein sollten.